履歴書に「Excelできます」と書いてよいか迷う。関数はいくつか使えるけれど、どこからが「できる」なのか分からない。面接や配属先で、どのくらいを求められるのかも気になる。
最初に確認したいのは、知っている関数の数ではなく、仕事の数字をまとめて説明できるかです。
なお、私は「Excelできます」の基準を自分なりに決めているので、この記事ではその基準を紹介します。
この記事でわかること
- 「Excelできます」と言える基準と、よく挙がるレベルの目安
- 自分が基準に届いているかを、3〜5分で確かめる方法
- 基準に届くと、報告や会議で何が変わるか
結論：仕事の数字を整理し、示唆を出す説明ができるか
「Excelできます」の基準は、仕事の数字をExcelで整理し、示唆を出す説明ができるかです。
示唆とは、数字から分かる「何が起きているか」と「次に何をするか」です。基準は、次の2つに分かれます。
- 渡された表を、整理・集計・グラフ化できる
- 増減や比率から、何が起きているか・次に何をするかを言える
1つ目ができても、まだ半分です。
数字を集計するのは、多くの場合、何かを決めるためです。そのため、集計の速さや関数の数ではなく、数字から言えることまで出せるかで線を引きます。
例で見る：問い合わせ数の集計から、言えることまで
同じ集計表でも、基準に届くかが分かれます。件数を読み上げて終わるか、次にすることまで言えるかの違いです。
この記事では、架空の会社の問い合わせ数を例にします。元になるのは、問い合わせを1件1行で記録した表です。日付と経路(電話・メール・Webフォームなど)が入っています。
これを月ごとに集計したのが、次の表です。Web経由は、Webフォームから来た問い合わせです。
| 月 | 問い合わせ数 | うちWeb経由 |
|---|---|---|
| 7月 | 120 | 60 |
| 8月 | 150 | 90 |
| 9月 | 180 | 120 |
この表では、問い合わせ数が毎月30件ずつ増え、Web経由も同じだけ増えています。
整理・集計・グラフ化：元の表を月ごとに集計する
1つ目の「整理・集計・グラフ化」は、元の表から上の月ごとの表を作り、推移を見える形にすることです。
月ごとの件数は、COUNTIFS関数(条件に合う行を数える関数)で数えられます。日付が9月で、経路がWebフォームの行を数えると、120件です。
集計したら、3か月分の合計(450件)が、元の表の7〜9月の行数と合うかを確かめます。
推移を見せるなら、折れ線グラフが向いています。問い合わせ数とWeb経由の2本を並べると、増え方を比べられます。
数字から言えること：読み上げで終わらず、次にすることで締める
2つ目は、表とグラフから「何が起きているか」「次に何をするか」を言うことです。
比べると、次のとおりです。
| 聞かれること | 読み上げで終わる | 言えることで締める |
|---|---|---|
| 何が起きているか | 9月は180件でした | 7月から9月で1.5倍。増えた60件はすべてWeb経由 |
| 次に何をするか | 触れない | Web経由の対応の手順を見直す |
この表では、同じ数字を見ていても、右の列だけが次にすることにつながっています。
右の列は、増減と比率から出しています。問い合わせ数は120件から180件で60件増え、Web経由も60件から120件で60件増えました。Web経由の割合は、50%から約67%に上がっています。
数字だけでは、なぜWeb経由が増えたかまでは分かりません。理由を確かめることも、「次にすること」に入ります。
よく挙がるレベルの目安：機能で分けた初級・中級・上級
「Excelができるレベル」に一般に決まった基準はなく、よく挙がるのは機能で分けた初級・中級・上級の目安です。
就活や求人で「Excelができる」と書かれるとき、指す範囲は会社や職種によって違います。検索して出てくる記事では、次のような分け方がよく挙がります。
| レベル | よく挙がる機能 | できること |
|---|---|---|
| 初級 | SUM・AVERAGE、表とグラフの作成 | 表を作り、合計や平均を出す |
| 中級 | IF・VLOOKUP・SUMIFS、ピボットテーブル | 条件ごとに集計し、表を突き合わせる |
| 上級 | マクロ・VBA | 繰り返しの作業を自動化する |
この表では、レベルが上がるほど、作業を速く・自動にする機能が増えています。
ピボットテーブルは、表の項目を選んで集計する機能です。中級の目安としてよく挙がりますが、上級に入れる記事もあり、分け方は記事によって違います。
どのレベルの機能も、集計した数字から何が言えるかまでは教えてくれません。この記事の基準は、機能の数ではなく、その先の説明で線を引きます。
試し方：テーマを1つ選び、1枚のシートで3〜5分説明する
基準に届いているかは、仕事の数字を1枚のシートにまとめ、3〜5分で説明できるかで確かめられます。
手順は、次の4つです。
- 売上・案件数・問い合わせ数などから、テーマを1つ選ぶ
- 集計した表とグラフを、1枚のシートにまとめる
- 3〜5分で説明できるか試す
- 読み上げで終わらず、「数字から何が言えるか」で締める
聞き手がいないときは、声に出して時間を計るだけでも試せます。説明したら、次のチェックリストで振り返ります。
- 集計した表の合計が、元の表と合っている
- 増減や比率を、数字で言える
- 何が起きているかを、1文で言える
- 次に何をするかを、1つ言える
合計が元の表と合わないときの確かめ方は、次の記事にまとめています。
詰まりやすいポイント
1. グラフを作れば、説明になると思う
グラフが見せるのは、数字の形までです。見た人によって、読み取ることが変わります。グラフの横に、何が起きているかを1文で書き添えます。
2. 数字は多く見せるほど伝わると思う
表を何枚も並べると、どこを見ればよいかが伝わりません。1枚のシートに入らない数字は、説明に要るかを見直します。
届かなかったときは：集計の関数とグラフから身につける
基準に届くまでに要るのは、集計の関数とグラフです。マクロやVBAは、そのあとでいい。
整理・集計・グラフ化で手が止まったなら、関数とグラフの使い方から進めます。学ぶ順番は、次の記事にまとめています。
説明で手が止まったなら、増減(今月−前月)と比率(部分÷全体)を、表の横に計算して並べます。例の表のWeb経由の割合も、この計算で出しています。
マクロやVBAは、繰り返しの作業を自動化する機能です。作業は速くなりますが、数字から何が言えるかは変わりません。
ひとりで進めにくいときは、本や講座、スクールで学ぶ方法もあります。スクールを選ぶときの判断基準は、次の記事にまとめています。
業務への着地：次にすることまで言えると、報告と会議で頼られる
数字から次にすることまで言えると、報告や会議の数字が、そのまま判断の材料になります。
読み上げで終わる報告では、「それで、どうする?」と聞き返されることがあります。持ち帰って調べ直すと、決めるのが次の会議まで延びます。
比べると、次のとおりです。
| 場面 | Before | After |
|---|---|---|
| 月次の報告 | 集計表を貼って終わる | 増減と次にすることを1文添える |
| 会議で聞かれたとき | 調べて後で答える | 表を見ながら、何が起きているかを答える |
| 頼まれる仕事 | 集計の作業 | 数字を見て決めるための材料づくり |
この表では、同じ集計表が、受け取った人がすぐに決められる形に変わっています。
頼まれる仕事が「集計して」から「どう見ればいいか」に変わると、関われる範囲も広がります。何を決めるための数字か、という集計の手前の話から加われるようになります。
面接で「Excelで何ができるか」を聞かれたときも同じです。機能の名前だけでなく、何の数字をまとめて何が言えたかを話します。仕事でどう使っているかが、具体的に伝わります。
まとめ
「Excelできます」と言えるかは、次の5つで確かめます。
- 渡された表を、整理・集計・グラフ化できるか
- 集計した表の合計が、元の表と合っているか
- 増減や比率を、数字で言えるか
- 何が起きているか・次に何をするかを言えるか
- 1枚のシートを、3〜5分で説明できるか
届かなかったときは、集計の関数とグラフから身につけます。マクロやVBAは、そのあとでいい。
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