生成AIを業務で使ってみたいけれど、何に使えばよいか分からない。試しに質問してみたものの、毎日の仕事のどこに組み込めばよいかが見えない。会社の情報を入力してよいのかも気になる。
最初にやりたいのは、業務を作業に分けて、「出力を人が確認できる作業」を1つだけ生成AIに任せてみること です。生成AIは「業務まるごと」ではなく、業務の中の一部の作業に当てはめると、使いどころが見えてきます。
この記事でわかること
- 生成AIが業務で役に立ちやすい4つの用途(下書き・要約・分類・変換)と、それぞれ人が確認する点
- 任せる作業・任せない作業を見分ける4つの基準と、業務に当てはめる5つの手順
- 生成AIを当てはめると業務の何が良くなるか(文章を組み立てる手間が減り、人が確かめる・判断する作業に時間を回せる)
結論：生成AIは「業務」ではなく「作業」単位で、人が確認できるところから任せる
生成AIに任せるかどうかは、業務の名前ではなく、その中の作業ごとに決めます。
生成AI(指示に応じて文章などを作るAI)は、文章を書く・まとめる・言い換えるといった作業を得意とする一方で、出力に誤りが混じることがあります。そのため、「出力が正しいかを人がすぐに確かめられる作業」から任せるのが基本です。
進め方は「業務を1つ選ぶ→作業に分ける→4つの基準で任せるかを決める→入力する情報と頼み方を決める→確認の仕方を決めて試す」の5つの手順です。
業務改善の打ち手は「なくす→まとめる→順番や担当を変える→簡単にする」の順に考えます。生成AIが出てくるのは、最後の「簡単にする」の段階です。なくせる作業を生成AIで速くしても、なくせたはずの作業が残るだけです。打ち手の順番と棚卸しの表の作り方は、次の記事で整理しています。
生成AIが役に立ちやすい作業：「下書き・要約・分類・変換」の4つ
業務で生成AIを使う場面の多くは、下書き・要約・分類・変換の4つのどれかに当てはまります。
どれも「材料は人が用意し、形を整える部分を生成AIに頼む」作業です。
| 用途 | 業務の例 | 人が確認する点 |
|---|---|---|
| 下書き | 定型のメール、報告文の書き出し、手順書の文章 | 事実・数字・宛先・固有名詞が正しいか。社内の言い回しに合っているか |
| 要約 | 会議メモの要点、長い資料の要点の書き出し | 大事な論点が抜けていないか。元の意味が変わっていないか |
| 分類 | 問い合わせ内容やアンケートの自由記述を、種類ごとに分ける | 分け方(分類のルール)は人が決める。いくつか抜き出して、ルールどおりに分かれているか確かめる |
| 変換 | 箇条書きを文章に、文章を表に。言い回しを社外向けに整える | 変換の前と後で、中身が変わっていないか |
4つに共通するのは、人が元の材料と見比べれば、正しいかどうかを判断できる ことです。逆に、材料を渡さずに答えだけを求める使い方(社内の最新の数字を聞く、など)は、答えが何にもとづくのかが分からず、確かめるには結局元のデータを見に行くことになるため、業務では使いにくくなります。
Excelの関数やSQL(データベースからデータを取り出すための言語)を書いてもらう使い方も「下書き」に入ります。自分も、Excel関数・SQL・Pythonのコードは生成AIに書いてもらうことが多いです。以前は叩き台を作ってもらうイメージでしたが、近年は、ほぼそのまま使って問題ないというイメージを持っています。そのまま使える場合でも、実行した結果の件数や合計が元データと合うかは確かめます。
任せる・任せないの判断：「確認できるか」「間違えたときの影響」など4つの基準で決める
任せてよいのは、出力を人がすぐ確認でき、間違えても社外やお金に直接響かない作業です。
作業ごとに、次の4つを確認します。
| 判断の基準 | 任せやすい作業 | 任せない作業(人がやる・別の手段を使う) |
|---|---|---|
| 人が確認できるか | 読めばすぐに正しいか分かる(メールの下書きなど) | 確かめるのに、自分でやるのと同じくらい手間がかかる |
| 間違えたときの影響 | 社内向けの下書き、自分用のメモ | 請求・契約・社外への回答など、誤りがそのまま外に出る |
| 入力する情報 | 社内ルールで入力してよいと決まっている情報 | 個人情報・顧客情報・機密情報。ルールを確認できていない情報 |
| 毎回同じ結果が必要か | 言い回しが多少変わってもよい | 毎月同じ手順で、同じ数字を出す必要がある(集計・計算) |
4つ目は見落としやすい基準です。自分の場合、生成AIに頼んでほぼそのまま使えたのは、データの集計でした。ただ、生成AIは同じ頼み方をしても毎回同じ答えを返すとは限りません。毎月の集計のように「同じデータなら同じ数字」が必要な作業は、その都度AIに頼むより、Excelの関数やピボットテーブル、SQLとして残しておくと、毎回同じ結果になります。その関数やSQLを、AIに書いてもらう分け方ができます。
手作業の集計を関数やピボットテーブルに置き換える手順は、次の記事で整理しています。
また、最終的に判断・承認する作業は、人が持ちます。 生成AIに選択肢や案を出してもらうことはできても、決めた結果に責任を持つのは担当者です。
業務に当てはめる手順：作業に分けて、1つだけ試す
生成AIを業務に入れるときは、業務全体ではなく、作業1つから試します。
1. 棚卸しの表から、業務を1つ選ぶ
業務の棚卸しの表から、改善したい業務を1つ選びます。最初は、ミスしたときの影響が「小」か「中」で、自分の判断で進め方を変えられる業務が試しやすい対象です。生成AIを考える前に、「なくせないか」「まとめられないか」も確かめておきます。
2. 業務を、1行に1つの作業に分ける
選んだ業務を「〇〇を集める」「〇〇を確かめる」「〇〇を文章にする」のように、動詞で1行ずつ書き出します。生成AIに頼めるかどうかは、この作業の単位で判断します。
3. 作業ごとに、4つの基準で任せる・任せないを決める
書き出した作業を、前の節の4つの基準で見ていきます。下書き・要約・分類・変換のどれかに当てはまり、4つの基準のどれにも引っかからない作業が候補です。候補が複数あっても、最初は1つに絞ります。
4. 入力してよい情報と、頼み方を決める
まず、会社のルールで使ってよいサービスと、入力してよい情報の範囲を確認します。そのうえで、頼み方に次の3つを入れます。
- 目的：誰が何に使う文章か(例：「課長が週の進捗を短時間で把握するためのメール」)
- 形式：文字数、箇条書きか文章か、見出しの有無
- 材料：入力してよい範囲の情報だけ(顧客名などは、ルールに沿って伏せるか入れない)
頼み方が決まったら、手順書のようにメモしておくと、次回から同じ形で頼めます。
5. 確認の仕方を決めてから試し、手直しの量を見る
試す前に、「何を見れば正しいと言えるか」を決めます(数字が元の資料と同じか、抜けている項目はないか、など)。何回か試して、毎回の手直しが大きい、または確認に時間がかかる場合は、その作業は任せない側に戻します。自分の場合、メールなどの文章や資料を作ってもらったときは、どれも手直しをしてから使っています。
試す前と後は、棚卸しの表の「1回の時間」で比べると、効果を同じ物差しで確かめられます。
現場目線の注意点：入力してよい情報と、出力の確認を先に決める
生成AIを業務で使うときに影響が大きいのは、頼み方の上手さより、情報の扱いと確認の抜けです。
入力してよい情報を、使う前に確認する。 社内ルールで、使ってよいサービスや入力してよい情報が決まっていることがあります。同じサービスでも、契約の種類や設定によって、入力した内容の扱いが異なる場合があります。使う前に、社内ルールと、利用するサービスの利用規約やデータの扱いを説明したページを確認してください。サービスの機能や条件は更新されることがあるため、一度確認して終わりにせず、ときどき見直します。情報の扱いで問題が起きると、生成AIの利用そのものが止まり、進めていた改善も後戻りすることがあります。
出力をそのまま社外や上司に出さない。 生成AIの出力には、事実と違う内容や、材料にない数字・固有名詞が、自然な文章で混じることがあります。文章が読みやすいほど誤りに気づきにくくなるため、元の材料と見比べる確認を、手順の中に入れておきます。確認せずに出した誤りは、訂正の連絡や説明となって返ってきて、使う前より仕事が増えることもあります。
具体例：架空の営業事務チームの「週次の進捗メール」に当てはめると
生成AIを入れて変わるのは、業務全体の速さより、人が「確かめる」作業に集中できることです。
以下は説明のための架空の例です。業務の棚卸しの記事で使った架空の営業事務チームには、「週次の進捗メールを送る(毎週・1回20分・ミスしたときの影響は小・3人ができる)」業務がありました。受け取り手の課長に使い道を聞き、週の進捗の把握に使っているため続けると決めたとします。
この業務を作業に分け、4つの基準で見ると次のようになります。
| 作業 | 用途 | 判断 | 理由 |
|---|---|---|---|
| 3人の進捗メモを集める | 当てはまらない | 人(やり方を見直す) | 生成AIの用途ではない。メモの書き方をそろえる方が効く |
| 件数・金額の数字を確かめる | 当てはまらない | 人+Excel | 毎回同じ結果が必要 |
| メモを読みやすい文章にまとめる | 変換・下書き | 生成AIに任せる | 元のメモと見比べれば確認できる。社内向けで影響も小さい |
| 宛先・添付を確かめて送る | 当てはまらない | 人 | 誤りがそのまま相手に届く |
任せる作業を決めた前と後で、業務は次のように変わります。
| Before(当てはめる前) | After(1つの作業を任せた後) | |
|---|---|---|
| 文章 | 担当者が毎週、一から書く | 生成AIの下書きを、担当者が元のメモと見比べて直す |
| 数字 | 文章を書きながら、ついでに確認する | 文章とは分けて、元のExcelと照らし合わせて確認する |
| 入力する情報 | 決めていない | 社内ルールで確認した範囲だけ(顧客名は伏せる) |
| 頼み方 | 人によって違う | 目的・形式・材料をメモにし、誰が担当しても同じ頼み方 |
この例で良くなるのは、文章を一から組み立てる手間が減り、その分を数字や宛先の確認に回せることです。担当できる人が3人いても、頼み方のメモがあれば、メールの形が人によって変わりにくくなります。
まとめ
生成AIを業務のどの作業に使うか迷ったら、次の5つを順に進めます。
- 棚卸しの表から業務を1つ選び、なくせないか・まとめられないかを先に確かめる
- 業務を、1行に1つの作業に分ける
- 下書き・要約・分類・変換に当てはまり、「確認できる・影響が小さい・入力してよい情報だけ・毎回同じ結果が要らない」作業を1つ選ぶ
- 社内ルールと利用条件を確認し、目的・形式・材料を決めて頼む
- 確認の仕方を決めてから試し、手直しが大きければ任せない側に戻す
作業単位で任せる場所を決めると、生成AIは業務の中の「形を整える」部分を引き受け、人は確かめる・判断する作業に時間を使えるようになります。
