業務改善を任されたが、今の業務がどう流れているのかを説明できない。業務フロー図を書こうとしたら、記号の決まりで手が止まった。書いてはみたものの、どこを直せばよいかが見えてこない。
この記事でわかること
- 業務フロー図を書く5つの手順(インプット・アウトプットと時間の書き方)
- 書いた図で改善点を見つける4つの印
- 時間を書いた図があると、どの作業から直すかを作業名と時間で決められること
結論：業務フロー図は「今のやり方」を洗い出すために書き、各作業に時間を書き込む
業務フロー図は、改善の前に、今のやり方を洗い出すために書きます。各作業に時間を書き込むと、改善できる場所が見つかりやすくなります。
業務フロー図は、1つの業務の作業を、順番と担当が分かるように並べた図です。
改善の前に書くのは、今のやり方が見えていないと、どこを変えるかを決められないからです。時間を書き込むのは、どの作業に手間がかかっているかを、図の上で比べられるからです。
準備：Excel・PowerPoint・専用のツールのどれで書いてもよい
業務フロー図は、Excel・PowerPoint・専用のツールのどれでも書けます。
自分は、業務フロー図をExcelで書いています。専用のツールもPowerPointも、使ったことがあります。
迷ったら、ふだん使っていて、図を見せる相手も開けるものを選びます。
業務フロー図を書くのは、あまり好きではありません。それでも、業務改善の前に、まず既存の業務を洗い出すときには作成しました。
書き方の手順：書き出す・インプットとアウトプット・並べる・担当・時間
業務フロー図は、作業を書き出した後、インプットとアウトプット・順番・担当・時間の順に足すと1枚にまとまります。
インプットはその作業で受け取るもの、アウトプットはその作業で作って次に渡すものです。
1. 作業を書き出す、またはヒアリングする
最初に、書く業務を1つ決め、始まりと終わりを決めます。たとえば「受注のメールが届いてから、請求書を送るまで」です。
どの業務を書くかは、業務の棚卸しで一覧にしてから選ぶと決めやすくなります。
次に、始まりから終わりまでの作業を書き出します。自分は、作業を書き出すこともあれば、ヒアリングすることもあります。
ヒアリングでは、「何を受け取り、何をして、誰に何を渡すか」を聞くと、手順2の形でそのまま書けます。
作業は「受注表に書き写す」のように、何を・どうするかで1つずつ書きます。
2. 作業ごとに、インプット・作業・アウトプットを書く
作業を書き出す際は、インプットが何で、どういう作業をして、アウトプットが何かを書くようにした方が良いです。
架空の例で書くと、次のとおりです。
- インプット：営業から届いた受注のメール
- 作業：メールの内容を受注表に書き写す
- アウトプット：その日の受注が入った受注表
3. 作業を順番に並べる
作業を、始まりから終わりまで起きる順に並べ、矢印でつなぎます。前の作業のアウトプットが、次の作業のインプットになっているかを見ながら並べます。
承認での差し戻しのように、前の作業に戻る流れがあるときは、戻る矢印も書きます。
1枚に収まらないときは、始まりと終わりを決め直して、業務を分けます。
4. 担当ごとに分ける
作業を、担当する人や部署ごとに分けて置きます。担当ごとに区切った帯は、スイムレーンと呼ばれます。
Excelなら、担当ごとに列(または行)を分け、それぞれの帯に作業の枠を置くと書きやすくなります。
担当を分けると、どこで作業が別の人に渡るかが見えます。
5. 各作業に時間を書き込む
各作業の枠の横に、その作業にかかる時間を書きます。時間はだいたいで構いません。
自分は時間を明記することで、より改善できる場所が見つかりました。
待ち時間を含めることも良いです。
待ち時間を書くときは、「待ち 1日」のように、作業の時間と分けて書きます。手を動かしている時間と、止まっている時間を別々に見られます。
現場目線の注意点：記号の決まりより、時間を書くことを先にする
フローチャートの記号には、JIS(日本産業規格)で決められたものがあります。ひし形が判断を表す、といった決まりです。
洗い出しのための図なら、作業の四角い枠と矢印、判断のひし形があれば足ります。
記号をそろえることに時間をかけ、時間の書き込みが後回しになると、図はできても、どの作業に手間がかかっているかが見えません。
見せる相手が決まった記号を求めるときは、改善点を見つけた後に清書します。
改善点の見つけ方：時間が長い作業・転記・やり直し・待ちに印をつける
書き終えた図の上で、時間が長い作業・転記・やり直し・待ちの4つに印をつけると、改善できる場所が見えます。
転記は、メールや表の内容を、別の表に書き写すことです。
| 印 | 図で見るところ | 例(架空) |
|---|---|---|
| 時間が長い作業 | 時間が、ほかの作業より長い | 1回30分かかる書き写し |
| 転記 | インプットとアウトプットの中身が同じ | メールの内容を受注表に書き写す |
| やり直し | 前の作業に戻る矢印 | 差し戻された請求書を直す |
| 待ち | 担当が変わる所で、次の作業がすぐ始まらない | 承認が出るまで請求書を送れない |
この表では、4つの印がどれも、手順2〜5で図に書いたものから見つかります。
印が2つ以上重なる作業は、改善の候補として先に見ます。たとえば、時間が長く、しかも転記の作業です。
印をつけた作業をどう変えるかは、次の記事の5つの観点で整理しています。
業務への着地：時間を書いた図があると、どの作業から直すかを作業名と時間で決められる
時間を書き込んだ業務フロー図があると、どの作業から直すかを、作業名と時間で決められます。
以下は説明のための架空の例です。営業事務のチームが、「受注のメールが届いてから、請求書を送るまで」を書いたとします。
| 担当 | 作業 | 時間 |
|---|---|---|
| 営業 | 受注の内容をメールで事務に送る | 5分 |
| 事務 | メールの内容を受注表に書き写す | 30分 |
| 事務 | 受注表から請求書を作る | 10分 |
| 上長 | 請求書を確かめて承認する | 5分 |
| 事務 | 請求書を取引先に送る | 5分 |
この表では、5つの作業のうち、受注表への書き写しに一番時間がかかっています。
図がないと、「請求まわりが忙しい」としか言えません。時間を書いた図があれば、「受注表への書き写しに30分かかっている」と、作業名と時間で相談できます。
この例なら、営業が受注表に直接入力できないかを、営業と相談します。
改善した後に同じ作業の時間を書き直すと、変わったかどうかを同じ図で比べられます。
今のやり方を書かないまま改善を始めると、目立つ困りごとから手をつけがちです。時間のかかる作業が、候補に上がらないまま残ることがあります。
業務フロー図は、作業の順番と担当を1枚にしたものです。1つの作業の細かい操作まで残すときは、手順書に書きます。
まとめ
業務フロー図は、次の5つの手順で書きます。
- 作業を書き出す、またはヒアリングする
- 作業ごとに、インプット・作業・アウトプットを書く
- 作業を順番に並べ、矢印でつなぐ
- 担当ごとに分ける
- 各作業に時間を書き込む
書き終えたら、時間が長い作業・転記・やり直し・待ちに印をつけます。印が重なる作業から、直す候補にします。
次に読む記事
図で見つけた作業を、今の業務で小さく1回直してみる例をまとめています。
